Debido a la actual situación vivida a nivel mundial, de “retiro” forzado, la mayoría de las personas se han tenido que acostumbrar a hablar con otras personas a través de una pantalla, bien para hacer una “vino-llamada” con los amigos, para saludar a la familia o por reuniones con compañeros de trabajo, clientes, etc.
Hemos tenido la oportunidad de probar distintas plataformas y nos hemos llegado a hacer expertos en las ventajas de unas y otras.
Pero llevado al plano profesional cabe preguntarse: ¿todo vale? Aunque estemos delante de una pantalla, debemos de intentar mantener parte del protocolo del proceso comunicativo. Y eso es lo que vamos a tratar de destacar en este artículo.
Conoce tus medios
Uno de los puntos importantes a la hora de preparar cualquier presentación presencial es el intentar conocer la sala y los medios con los que vas a trabajar.
Trasladado al formato online, se traduciría en conocer previamente la plataforma con la que vamos a realizar la reunión/ formación/ presentación.
Así, por ejemplo, hay plataformas como el Teams de Microsoft, que te permite crear sub-reuniones paralelas a la reunión principal, para fomentar el trabajo en equipo, herramienta muy útil, por ejemplo, para la teledocencia.
Prepara la reunión
En las reuniones online, tienen cabida todos los puntos a tener en cuenta para conseguir una reunión eficiente, como son:
-Envío convocatoria y agenda: ¡¡solo han de estar los participantes adecuados!!
-Objetivo de la reunión claro, buscando resultados
-Tener preparados todos los archivos que se quieren compartir durante la misma
-Puntualidad para empezar y para acabar
-No desviarse de los puntos de la agenda
-Participación positiva y proactiva
-Elaboración del acta durante la reunión y compartirla al acabar
No descuides los detalles
El entorno es importante, por eso es aconsejable estar en un sitio tranquilo, sin ruidos, ni interrupciones y algo fundamental: con buena cobertura de internet.
Es recomendable que detrás de ti haya una pared lisa clara y con buena iluminación (sobre todo si se ha de grabar la sesión), a fin de evitar distracciones por parte de nuestros clientes, compañeros… aunque la mayoría de las aplicaciones permiten difuminar el fondo.
Tampoco te descuides tú, has de ir arreglado y vestido como lo harías en la reunión presencial, acorde a las circunstancias y protocolo requerido (aunque es aconsejable llevar un color de ropa que pueda contrastar con el fondo).
Lenguaje
Ahora, más que nunca, debemos de cuidar nuestro lenguaje, hablando de forma clara y concisa, adaptando nuestras palabras al receptor y tratando de emplear un lenguaje positivo.
Comunicación no verbal: no olvides que te están viendo
Incluso a través de una pantalla, la comunicación no verbal tiene un gran peso en el proceso comunicativo.
No somos como creemos, sino como nos ven
No olvidemos aspectos como:
La voz:
-Utilizar un tono que no sea monótono
-Con un volumen adecuado: tendemos a levantar la voz al hablarle a una pantalla 😉
-A una velocidad adecuada, ni muy rápida ni muy lenta
-Vocalizar más de lo que solemos hacer y hablar con fluidez
-Jugar con nuestra entonación, buscando hacer cambios de volumen, tono, velocidad y pausas y silencios
Los gestos
Hay que tener en cuenta que los gestos sirven de apoyo al mensaje y, desde el otro lado de la pantalla, pueden ver tu expresión facial, que claramente muestra tus emociones. Además, trata de mirar a la cámara (no te mires a ti mismo), manteniendo una mirada viva. Una mirada inexpresiva se asocia a ser poco elocuente. Y, por supuesto, no olvides sonreír, ya que demuestra interés al interlocutor e invita a la comunicación.
El movimiento:
Acuérdate de mantener una postura corporal relajada y natural, ¡¡y cuidado con balancearte en la silla sin darte cuenta!!
Y además…
Siempre debemos de poner pasión en la idea que estamos “vendiendo”, comunicándolo de manera entusiasta, con una actitud mental positiva e intentado irradiar autoconfianza.
La idea es tratar de que todo sea lo más parecido a una conversación presencial
Autora: Ana Mengual Recuerda
Profesora del Módulo de Desarrollo de Habilidades Directivas y Sociales de MACOM: Programas Máster en Marketing y Comunicación de la Universidad Politécnica de Valencia
Muy buen artículo. Siempre es de agradecer contar con información de tanto interés. Excelente trabajo.